Budgetplanung – Finanzen im Blick behalten und optimal planen

Das Jahresende steht vor der Tür. Wo die Planungsprozesse bei großen Unternehmen längst abgeschlossen sind oder sein sollten, nutzen kleine und mittlere Betrieb den Jahreswechsel als Phase zur Reflexion, Analyse, Zielsetzung und Planung. Das vergangene Jahr will reflektiert und das kommende geplant werden. Nun geht es nicht nur darum, das Restbudget zu ermitteln und sinnvoll zu investieren, sondern auch darum, über die künftige Verteilung des Budgets zu entscheiden. In diesem Artikel erfahren Sie, wie ein klassischer Budgetierungsprozess aussieht. Warum es sich lohnt, genau über das Restbudget, auf der Zielgeraden des Kalenderjahres nachzudenken erfahren Sie in diesem Artikel: „Warum Sie Ihren ungeplanten Mehrgewinn bzw. Ihr Restbudget berechnen sollten!“.

Ziele und Vorteile einer frühzeitigen Budgetplanung

Die Budgetplanung stellt die Weichen für das neue Jahr und schafft eine Grundlage, an der sich sämtliche Abteilungen des Unternehmens orientieren. Innerhalb der Planung wird das Unternehmen auf bestimmte strategische Ziele ausgerichtet, deren Erreichung ebenfalls umrissen wird. Wenn Sie noch alleine sind, mindert das nicht die Wichtigkeit der Planung, denn am Ende dreht es sich um die persönliche Zeit der umsetzenden Personen, wo die Zeit im Sinne der Zielerreichung am besten investiert ist. Beim Vergleich der Ist- und Soll-Werte, wird das Budget zum wichtigen Kontrollinstrument, anhand dessen unter anderem die Leistungen von Führungskräften und Mitarbeitern bewertet werden können. Aber auch Freiberufler und Freelancer hilft eine schriftliche Planung bei der Selbstdisziplin, der Selbstverantwortung und somit bei der Existenzsicherung weiter. Darüber hinaus stellt das Budget immer eine Möglichkeit dar, für Motivation zu sorgen.

Verschiedene Arten der Budgetplanung

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen der rollierenden, der revolvierenden und der Zero-Base Budgetierung:

Im Rahmen einer rollierenden Planung wird immer der direkt bevorstehende Monat genau geplant, während die Folgemonate nur grob umrissen werden. Der Zeitraum, der geplant wird, verschiebt sich also rollierend um je einen Monat nach hinten.

Im Fokus der revolvierenden Planung stehen Erfahrungswerte, die in den vergangenen Jahren für diese Zeiträume gemacht wurden. Hier wird ebenfalls monatlich genau geplant, sodass die jeweilige Entwicklung des vorhergehenden Monats direkt miteinbezogen werden kann.

Geht man nach dem Prinzip der Zero-Base Budgetierung, also der Nullbasisbudgetierung, vor, lässt man Erfahrungswerte und bisherige Entwicklungen außer Acht und beginnt quasi bei null. Sämtliche Vorgehensweisen und Verteilungsansätze werden infrage gestellt und das Budget grundlegend neu verteilt. Diese klassischen Methoden stehen allerdings immer wieder aufgrund mangelnder Flexibilität und Vorausschau in der Kritik und machen somit den Weg für modernere Ansätze, wie das Better Budgeting, das Advanced Budgeting und das Beyond Budgeting, frei.

Budgetplanung als wichtige Grundlage Ihrer Unternehmensplanung

Das Ergebnis vom Prozess der Budgetierung ist der Budgetplan, welcher in den sechs nachfolgenden Schritten entsteht:

1. Definition der Unternehmensziele

Am Anfang stehen stets die Unternehmensziele. Es wird festgelegt, was im kommenden Jahr erreicht werden soll, damit eine grobe Strategie ausgearbeitet werden kann, auf die der gesamte weitere Prozess aufbaut.

2. Sammeln von Erfahrungswerten

Im nächsten Schritt wird ein Blick auf die bisherige Unternehmensentwicklung geworfen. Sehen Sie sich Ihre Erfolge an und machen Sie sich klar, an welchen Stellen es bisher zu Schwierigkeiten kam. Bei der Nullbasisbudgetierung fällt dieser Schritt natürlich weg.

3. Ermittlung der Bedürfnisse einzelner Abteilungen und Kunden

Nun werden die Abteilungen im Einzelnen betrachtet und deren individuelle Bedürfnisse gemeinsam mit den jeweiligen verantwortlichen Führungskräften besprochen. Wir empfehlen insbesondere die Vertriebsmitarbeiter zu befragen, welche Kundenbedürfnisse, aufgrund der persönlichen Gespräche, nicht optimal befriedigt werden. Die ganzheitlichen Fragestellungen können zu Budgeterweiterungen oder -kürzungen in Betracht gezogen werden.

Erfährt z. B. ein Kundenbetreuer vom seinem Key-Account indirekt, dass er regelmäßig vom Wettbewerb zu hochrangigen Incentives eingeladen wird, so sind die Budgetverantwortlichen darüber zu informieren, wenn das Unternehmen an dieser Stelle, an der falschen Stelle, spart. Wir empfehlen an dieser Stelle nicht jedem Kundenwunsch oder Mitarbeiterwunsch zu folgen, sondern das Risiko-Aufwand-Nutzen-Verhältnis genau abzuwägen.

Tipp: Nutzen Sie die Budgetierung als Chance zur Mitarbeitermotivation, für mehr Marktnähe und für den individuellen Dialog mit den Mitarbeitern, anstatt nur Zahlen in ein Excel-Sheet von der Abteilungsleitung eintragen zu lassen.

4. Erarbeiten von Teilplänen inklusive Maßnahmen

Anschließend geht es in die Tiefe: Es werden Teilpläne für die unterschiedlichen Abteilungen erarbeitet, innerhalb derer bereits Maßnahmen zur Erreichung der jeweiligen Ziele festgelegt werden. So kann genauer eingeschätzt werden, an welchen Stellen mehr finanzieller Freiraum nötig ist und wo dagegen Abstriche gemacht werden können.

5. Kostenzuteilung

Zum Schluss werden die Budgets für das kommende Jahr verteilt.

Tipp: Eine verbindliche Planung erforderlich Schriftlichkeit und somit bedarf es auch Softwarelösungen, die dabei unterstützen, siehe hierzu dieses Beispiel für eine Planungssoftware. Besonders wenn mehrere Mitarbeiter einen Budgetplan erstellen sollen, kann das Zusammentragen der einzelnen Daten, zur Herausforderung werden oder auch vereinfacht werden, wie das Beispiel aufzeigt.

6. Laufende Aktualisierung

Mit dem Erstellen von einem Budgetplan alleine ist die Arbeit aber noch nicht getan. Die aktuellen Entwicklungen müssen monatlich überprüft und mit den geplanten Fortschritten vergleichen werden. Ist- und Soll-Werte liefern wertvolle Informationen über den bisherigen Jahresverlauf und regen zu Optimierungen an. Ein Budgetplan ist also keine zwangsläufig fixe Sache, sondern muss laufend kontrolliert und überarbeitet werden.

Fazit zur Budgetplanung: Ein notwendiges Übel

Hand aufs Herz: Kaum jemand bricht in Freude aus, wenn die jährliche Budgetplanung ansteht. Sie ist nicht nur mit einem immensen Arbeitsaufwand verbunden, sondern sorgt nicht selten auch für böses Blut. Dennoch ist sie unverzichtbar für jedes Unternehmen, das verantwortungsbewusst wirtschaften und Ziele möglichst geradlinig erreichen möchte.